Thuiswerken, meer online vergaderen, er verandert best wat in de manier waarop we werken. Zeker voor degenen die veel computer- en vergaderwerk doen en dat nu bovendien ook nog vooral vanuit huis doen.
Wat ik veel hoor is dat mensen nu juist langer blijven werken. Misschien wel omdat er minder verschil zit tussen werktijd en thuistijd aangezien het meeste vanuit huis gebeurt. Misschien ook wel omdat het soms lastig is om de focus erbij te houden als je met meerdere mensen in huis bent.
Waar vaak wordt gedacht dat je thuis minder hard werkt en meer afleiding hebt, zitten veel mensen juist langer aan hun werk. Dat blijkt in ieder geval ook uit wat ik om mij heen hoor en zie. Dat zegt echter niets over de effectiviteit en focus die er in die lange uren achter de laptop al dan niet aanwezig is.. Die laptops zijn in ieder geval langer opengeklapt en echt loskomen van het werk blijkt juist nu soms lastiger.
Tijd voor een paar praktische focustips die er, als je ze goed inzet, ook nog voor zorgen dat je je werk sneller af zult hebben.
Tip 1: Goede afleiding
Zit je in een ietwat saaie vergadering, dan dwaal je misschien snel af. Als je echter later nog wat moet doen met hetgeen besproken is, kost het je waarschijnlijk meer moeite om dingen te herinneren en reproduceren die zijn besproken. Een simpele en voor de hand liggende tip is dan ook om jezelf bezig te houden met de belangrijkste punten te noteren. Schrijf je het op, dan onthoud je het makkelijker. Maar doe dit alleen voor de dingen waar jij ook daadwerkelijk iets mee moet.
En wat je dan met de overige tijd kunt doen? Doodelen! Doodelen? Ja doodelen. Ik weet het, het is eigenlijk niet echt een Nederland woord maar waar het om gaat is van die zinloze tekeningen maken, je weet wel die tekeningetjes die je maakt tijdens een telefoongesprek of dus die saaie vergadering. Dat is een hele goede manier om je brein bezig te houden zonder dat het zoveel moeite kost dat je niet meer hoort wat er gezegd wordt. De perfecte manier om je aandacht er toch voldoende bij te houden en niet weekendplannen en boodschappenlijstjes te gaan maken. Doodelen in combinatie met alert zijn op de voor jou relevante kernpunten noteren helpen je brein alert te houden tijdens saaie overleggen en helpt je naderhand om de inhoud nog te kunnen reproduceren zonder teveel moeite, en dat scheelt je dan weer veel tijd en uitzoekwerk.
Tip 2: Afleiding die je niet gaat helpen
Moet je iets uitwerken waar je je aandacht bij nodig hebt of zie je op tegen bepaalde acties en ben je aan het uitstellen? Daar kan je dus uren mee zoet zijn als je niet uitkijkt. Zonde van je tijd en energie nietwaar? Deze tip weet je waarschijnlijk allang maar nu nog doen: zet alle geluiden en meldingen uit van mail, telefoon, je kinderen en partner, doe de deur dicht, de radio uit en zet een koptelefoon op je hoofd al dan niet met muziek.
Besluit vervolgens je aanpak en doe het. Soms helpt het om jezelf even te dwingen om je te focussen, vaak helpt het hierbij om met jezelf af te spreken dat je dat voor 30 tot 40 minuten gaat doen, meer niet. Zet hier ook echt een wekker bij, dat maakt het nog makkelijker. Een tijd afspreken die niet te lang is maakt het ook laagdrempelig en te overzien. Dat kan je. Je zult zien dat je snel in een modus komt waarin je met focus kunt werken en die focus maakt dat je je werk veel sneller kunt doen. Scheelt je veel tijd en moeite en hoe fijn is het niet als je eindelijk die paar stomme taken van je lijst af kunt strepen?
Als je voor muziek kiest is het trouwens belangrijk dat je geen muziek uitzoekt die je aandacht weghaalt bij je taak, dus niet het nieuwste album van een favoriete artiest maar een playlist die je al kent en er niet voor zorgt dat je uit volle borst wil meezingen.
Tip 3: Beweeg en drink water
Ook weer geen wereldschokkende uitvindingen maar zó belangrijk om als vaste prik in je dag aan te brengen. Hoe vaak zit jij naar je scherm te staren en zijn er opeens twee uur voorbij zonder dat je van je stoel bent opgestaan of iets hebt gedronken?Je focus zal echt veel beter zijn als je lijf goed gehydrateerd is en als je vaak genoeg even wegloopt van je scherm. Focus is heerlijk maar te lang achter elkaar put je ook uit.
Even bewegen is goed voor je lijf maar helpt ook om je brein fit te houden. Heb je wel eens geprobeerd om een wandel-brainstorm te houden? Stel je moet nadenken over een lastig probleem of vraagstuk. Ga dan eens wandelen in plaats van achter je bureau te blijven zitten. Je zult echt merken dat de beweging enorm helpt om ook beweging in het onderwerp te krijgen. Je brein wordt er meer ontspannen en creatief van, zelfs als het lijkt alsof je tijdens het wandelen afgeleid bent door het lopen of de omgeving, als je de vraag in gedachten met je meeneemt zal je merken dat er nieuwe ideeën komen.
Tip 4: Deel je werk in
Maak blokken voor zaken zoals email. Email kan je hele dag opslokken maar of dat nou zo efficiënt is.. Maak twee of maximaal drie keer per dag een blok voor email (liefst korter/ minder maar dat hangt af van je werk) en sluit de mail in de tussentijd af. Kies projecten en activiteiten waar je die dag aan wilt werken en houd je daaraan. Een blok van anderhalf uur met daar tussenin een pauze van een minuut of 10 is perfect, je hebt focus op het onderwerp en neemt tussendoor tijd om even op te staan en wat te drinken. Je zult echt merken dat je je werk veel compacter kunt krijgen als je het wat strakker indeelt.
Je moet bedenken dat elke afleiding, elke andere taak, of dat nu een reclame op de radio is die je aandacht trekt of een email die binnenkomt, je hersenen moeten hiervan herstellen en daarmee verlies je tijd. Het schijnt zelfs zo te zijn dat elke keer dat je hersenen moeten schakelen, je intelligentie gedurende een aantal minuten meer meerdere punten daalt! Iedere onderbreking is dus een aanslag op je focus, je effectiviteit en zelfs je intelligentie. Zonde van je mooie brein toch?
Dat waren voor nu de 4 tips die ik zoveel mogelijk probeer toe te passen en waarvan ik ook echt merk dat ze fijn werken. Ik ben benieuwd wat jij allemaal doet om jouw focus te houden en efficiënt te werken! Wat is jouw ultieme effectiviteits-/ focustip?
